如何与教授上司有效沟通：了解正式的英文email怎么写（下）

商务英文email格式

如何格式化和组织你的商务英文邮件是很重要的。编写一封正式的电子邮件时，需要注意以下几点：

（1） 使用专业的电子邮件地址

你的电子邮件地址应当是你真实姓名的变体，而不是用户名或昵称。使用句点、连字符或下划线来确保电子邮件地址只包含你的名字。如果可以的话，不要使用额外的数字或字母。比如说：

（看起来很不专业）

（这个看起来就很专业了）

（2） 坚持使用专业字体

如今，大多数电子邮件服务都提供多种字体和文本样式选择。但是，对于formal emails，使用一些保守的字体，比如Times New Roman和Arial。避免使用像Comic Sans字体或古英语这样的装饰性字体。另外：

· 电子邮件用易读的字体大小，比如12号。

· 避免特殊样式，如斜体、高亮显示或多色字体，除非邮件的内容和目的需要使用这些字体。

· 不要全部使用大写。这些会让你看起来像是在对收件人大喊大叫。

（3） 使用简短而准确的主题

在主题栏中使用关键词，用几个字准确地暗示你所写的内容。这有助于确保读者不会因为缺少主题行、过于模糊或暗示邮件不重要而忽略你的邮件。

· 例如，“Quick question”，“Contacting you”或者“Email about an important matter”，这样的主题太模糊或太明显而没有用处。

· “Schedule, Guest List, Lunch Requests, and Meeting Overview for April 16th” ，这样的主题篇幅太长，涵盖了多个主题。

· “Meeting RE: damaged escalator on April 16th”，这样的主题简明扼要，提醒收件人一个主要的主题和一个特定的日期。

（4） 邮件正文

这部分解释了电子邮件的主要信息。写一封正式的邮件，要使用正确的语法和完整的句子。

（5） 邮件结尾签名部分

你的邮件结尾应该是正式的。应该使用你的姓和名，如果你是代表一个组织写邮件，并且你知道你要发送邮件的人的头衔，那么就使用它。

电子邮件怎么写：注意事项

· 确定你的邮件写作目标

在你写邮件之前，问问自己，你希望收件人读完邮件后做什么。你的邮件要以写作目的为中心。例如，如果你想让收件人看你附上的一份报告，让他们知道这份报告是什么，为什么你需要他们看报告，你需要什么样的反馈，以及你什么时候需要完成这项任务。

· 考虑你目标读者

当你写一封电子邮件时，确保你的语气与你的读者相匹配。例如，如果你要给一位从未谋面的商务主管发邮件，要用正式的商务邮件沟通，不要有任何笑话或不正式的内容。另一方面，如果你要给一个关系不错的同事发邮件，你可能会使用不那么正式的，更友好的方式。

· 保持简洁

收件人可能没有多少时间来通读你的邮件，所以在不遗漏关键信息的情况下，尽可能地使它简短。不要一次写太多的主题商务英语邮件结尾，这样会使你的邮件冗长，难以阅读和采取行动。编辑邮件时，删除与主题无关的信息。使用简短、简单的句子，去掉多余的词和无关的信息。这将使你的电子邮件更短更容易阅读。

· 添加必要的附件

如果你需要包含任何附件，确保在邮件正文中提到它们，让收件人知道它们包括在内。要有礼貌，尽量减少附件的数量及其文件大小，并使用通用的或广泛兼容的文件类型。

· 确保电子邮件不包含任何敏感信息

永远记住，电子邮件不是一个安全的通信系统。电子邮件服务器可能会被黑客入侵，或者你的收件人可能有意或无意地分享你不想被泄露的信息，比如，避免在邮件中包含密码、帐号和机密信息。

· 检查你的电子邮件

一封没有错误的邮件能体现出你的勤奋和专业精神。在你发邮件之前，花点时间检查一下有没有拼写、语法或句法错误，商务英语邮件中切忌不要使用表情符号，俚语等。另外，再次检查，确保你包含了你可能在邮件中引用过的附件。如果这是一封给重要利益相关者的重要邮件，你可以在发送之前让你的直接上司或信任的同事看一遍。

· 使用恰当的礼仪用语

一个礼貌的问候和结尾听起来友好和礼貌商务英语邮件结尾，开头可以用“Dear”，结尾用“Best wishes”，“Regards” 等。此外，要体谅收信人和他们的时间。例如，除非是紧急情况，否则不要在他们休假期间或下班后给他们发邮件要求做什么。

· 记得要跟进邮件进度

大多数人每天都会收到好几封电子邮件，所以他们可能会错过或忘记回复你的邮件。如果收件人在两个工作日内还没有回复，可以考虑再发一封友好的后续邮件。

Formal email范文与邮件模板

为你的正式商务英语邮件增加额外影响力的一种方法是使用专业设计的签名模板。签名模板包括你完整的联系信息，可以为你的电子邮件增加图形的趣味性。下面是一个用专业设计的签名邮件模板的例子：

下面是一个formal email范文：

你可能没有写商务英语邮件的经验，但是如果你需要写一封正式的邮件，那么学会英文电子邮件怎么写是很重要的。正式与非正式的电子邮件有很大的不同。一封正式的电子邮件应该有合适的结构、格式和语气。掌握英文邮件格式与结构之后，写一封正式的电子邮件并不难。既然我们已经解释了关于商务英语邮件的写作格式、注意事项等，而且提供了email范文，那么你就可以开始规范化写作，并且发送你自己的电子邮件了。祝你好运！