在现代职场中，邮件已成为正式交流的主要渠道，而英语邮件的写作也逐渐成为工作中的必备技能，那用英语写邮件需要注意哪些事项，怎样才能保证英语邮件的规范和正式呢？

首先你得先知道商务英文电子邮件各组成部分的写作，电子邮件已形成比较统一、固定的写作格式，其各组成部分的写作方法如下：

地址栏（To）电子邮件的地址，包括写信人地址、收信人地址、抄送收信人地址、密送收信人地址，这四部分无需填写繁杂的邮政地址，只需填入相应的电子邮件地址即可，而且并非每一项都要填，若收信人只有一个，就不需填写其他收信人的电子邮件地址，处理比一般信件要简单得多。

主题摘要栏（Subject）邮件的标题应当简洁明了。邮件标题是邮件主要内容的浓缩，是读者浏览信箱时决定是否阅读该邮件的根据。简洁明了的主题内容可起到索引的作用商务邮件英文，便于收件者以后在大量的邮件中查出相关的邮件。邮件标题选择的合适与否将影响到读者处理信件的效率。因此商务邮件英文，为了确保收信人能及时阅读邮件，邮件的标题不仅要引人注目，而且应该言简意赅。另外，标题应该用名词短语或动名词短语，如：“Your Meeting in California”，“Your Order”，“Mrs. Jones”，“weekly Sales Meeting”等标题都信息明确、一目了然。

称呼（Salutation）商务英文电子邮件通常用较正式的称呼，如：Dear+对方的姓氏，有时可以省去Dear，直呼对方的名或姓，或者用随意的称呼，如：“Hi，Johnson”，“Hi，Davis”等。若不能确定收件人是哪一位，可用这样的表达，如：“Dear Sirs”，“Dear Madam or Sir”或“To whom it may concern”等。

正文部分（body）涉外商务电子邮件的正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分成几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一两句话，正文由两三个或三四个简短的段落构成。

敬意结尾（Complimentary Closing）结尾常用敬语，表示客套和礼节，措辞应恰当。通常用“Best Regards”，“Best Wishes”，或使用“have a nice day!”“Good day to you!”等表示美好祝愿的词组作为敬意结尾，使得电子邮件更趋向随意体（casual style）。

签名（ Signature）通常是寄件者在信函的敬意结尾下面写上自己的姓名。因为电子邮件是在电脑上打出来的，所以不能像传统的外贸信函那样可用手签。

附件（Enclosure）电子邮件中如果带有与邮件内容相关的附件，可用word、 excel等软件编写成文件报表或扫描各种形式发票、订单或报价单等，并在邮件中说明具体文件的名称及份数等，以便对方确认。

附言（Post）打好邮件后，若发现需要补充某些内容，可在签名下方注明P. S. ，再附上补充的内容。但补充的内容不宜太多，常常是一两句话。若补充的内容很多，则需另写一封邮件，以免喧宾夺主。

If you’re reading this, there’s a good chance that you have an email account. You may well have several – perhaps separate accounts for professional and personal contacts。

如果你正在阅读这篇文章，你肯定有一个或若干个甚至是不同账号的私人或办公邮箱。

It’s easy to assume that we know how to use email effectively: it’s been around for long enough. But if you find yourself struggling to communicate effectively by email, these six tips should help:

邮件这样的沟通方式早已经渗入到了我们的生活工作中，因此可以说大多数人都能有效地使用邮件与他人交流。但如果你发现自己还没做得足够有效，我想以下这六点可以帮到你：

邮件第一步：问候语 Greeting

Start With an Appropriate Salutation

邮件开头称呼要恰当：

Some people jump straight into the text of an email without so much as a “hi”. It’s polite to add a salutation, just as you would with a letter. That might look like:

有些人写邮件不喜欢加称呼，甚至连简单的“你好”都忽略，直接开始正文内容。孰不知就像在传统的信件上一样，写上称呼是一种礼貌的象征。

一般最常使用的是Dear+收信人姓名。如果是寄信给长辈或领导、客户，加上称谓会比较正式，平级同事或合作伙伴直接写名字即可。

当遇到收信人不确定的时候，比如转寄给某项目的相关人员，可以用

To whom it mayconcern,（敬启者：）

Dear Sir or Madam,

格式需注意的是，所有greeting后面要加逗号，然后空一行开始信件正文。

邮件第二步：告知目的 Purpose

Get Straight to the Point

直奔主题

Your correspondent won’t want to wade through paragraphs of waffle– so get straight to the point. If you’re writing to someone out of the blue, don’t give them your life story before you make a request。

相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论，所以你需要直奔主题。如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友，开头先把你的建议亮出来，然后再用你的亲身经历来辅助说明。

所以在详细表述前，一般需要一句提纲挈领的话告知邮件重点。

I am writing to inquire …

写信来询问有关 …

I am writing inreference to …

这封信是关于 …

回信的开头可以说

Thank you for reaching out to us regarding …

感谢您联络我们 …

in reference to 和 regarding 是“有关”“关于”的意思。行文中使用会比较正式，我们熟悉的about比较口语化，邮件中最好不要用。对比感受一下：

口语：I’m talking about the meeting scheduled for next week.

正式：I am writing inreference to the meeting scheduled for next week.

正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

这里in reference to与regarding的一点点不同在于，inreference to用于已经跟对方提到过的事而regarding的用法比较广泛。

NOTE:

You may well need to include more details, but if you put the important point up front, your email is more likely to get a timely response. If your question comes too far down, the recipient may not even realise that you need a reply。

当然，你需要再增加更多的细节内容。若将邮件重点放到内容的开头，你将收到更加及时的回复信息。如果你的问题在邮件后头，收信人可能都不会意识到你在等他回复。

邮件第三步：正文 Content

Keep it Short

内容言简意赅

Try to keep your email as short as possible. Make the paragraphs short, too – long paragraphs can be difficult to read and take in。

尽可能将你的邮件内容写得简单明了。文章太长不易阅读和吸收。

例如：

“我已将××粘帖至附件”~也是经常使用的句子：

Please review the attached documents thoroughly.

请仔细查阅附件。

I have attached the previously mentioned documents for your review.

上述所提文件已附在文章附件请查阅。

Please see the attached documents for a quotation of the requested services.

请参阅附件内的服务相关报价。

邮件第四步：

Use Numbered Points

将内容编号

If you’ve got several questions or points to make, it’s very helpful to number them. This makes it easy for the other person to respond to each one, especially if some just require a yes/no response or a single word answer. For instance:

对于那些为了咨询或提供各种问题的邮件，最好将问题一点一点的列举出来，以便于他人对每个问题作答，尤其当某些人更倾向于对问题只回答“是”和“否”的时候。

It’s also useful to list your questions or points as bullets in this way; if you write a single paragraph, some of your questions might get missed。

将你的问题或观点用图标的方式罗列出来是很实用的，倘若你用一段话将几个点全部涵盖，那对方有可能会漏看其中的几点。

邮件第五步：结尾 Closing

通常我们会客气地说，辛苦、感谢、随时沟通之类的。

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.

如果您有任何问题欢迎随时沟通。

Thank you for your time and consideration.

感谢您的宝贵时间。

I look forward to hearing from you.

盼复。

最后要注意，结尾敬语只要首字母大写就可以了，不用全部大写哈！

Sincerely,

Yours sincerely,

Respectfully,

Best regards,

在北美很少人会用 Regards,Best regards,因为不是很正式，Sincerely是最保守安全的用法！

邮件第六步：

Make Your Signature Useful

充分利用邮件签名

Do you have an email signature? (That’s the text that appears automatically at the bottom of your email。) Some people don’t use one at all; others have a funny quote or favorite saying。

你设置过邮件签名吗(它将会在你每次邮件内容的下方自动生成)？有些人从来都没有使用过它，但我们也看过一些非常有意思和哲理的签名。

Whether you’re using email for professional or personal reasons, make your signature useful for both you and your recipient. That might mean:

无论你是为了工作还是私人聊天，加注签名对你和邮件接收者都有好处，因为这意味着可以：

Giving the link to your website

加上你的网页链接

Including your work address and/or phone number

写上你的工作地址或电话号码

Adding links to your social media accounts

注上你的社会媒体工具帐号(例如博客，微博，论坛)

If your email provider allows it, you may even want to create several signatures to use for different purposes (e.g. one for emailing friends, one for new business contacts)。

有些邮箱甚至还提供用户根据不同目的设计不同签名的服务(比如：一个对朋友使用，一个对新结识的企业伙伴使用)。

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